Reservas Internas
La reserva podrá ser realizada únicamente por Responsables (IR, Co-IR, Coordinador Adscrito o autorizados por estos). En caso de no contar con dicho derecho se deberá de solicitar permiso al Responsable directo.
¿Cómo se autoriza?
El IR, Co-IR o Coordinador Adscrito deberá de remitir correo a reservas-ibis@us.es autorizando al usuario, adjuntando el email @us.es o UVUS del interesado.
¿Qué es lo que se muestra en el calendario?
Todos los usuarios podrán únicamente visualizar la información mínima sobre las reservas ya establecidas en el calendario.
Proceso
Para poder realizar una reserva se ha de seleccionar un intervalo de tiempo que no esté ocupado, en el calendario correspondiente a la sala elegida y cumplimentar la información obligatoria en el formulario de solicitud. Ante cualquier anomalía en la selección de la reserva la aplicación mostrará un mensaje o alerta.
Características de toda reserva
- Cumplimentar todos los campos obligatorios del formulario de solicitud, en caso contrario no se podrá tramitar la reserva.
- Se debe de realizar 24 horas antes del inicio de la misma, en caso contrario contactar personalmente con el responsable de reservas en el Dpto. de Administración.
- Los periodos a reservar periódicas no podrán ser superiores a 3 meses.
- Solo se puede hacer una reserva periódica por el mismo grupo 15 días antes de que finalice la reserva periódica actualmente activa.
En caso de necesitar otra reserva periódica contactar personalmente con el responsable de reservas en el Dpto. de Administración.
Modificación de reserva
- Solo podrá realizarse por el propietario de la misma o por las personas del mismo grupo que estén autorizadas.
- Si la reserva es periódica, se podrá modificar un evento o de todos a partir del siguiente al ultimo evento celebrado.
- Se podrán establecer nuevos parámetros de reserva siempre que estén disponibles. Ante cualquier anomalía en la selección de la nueva reserva la aplicación mostrará un mensaje o alerta.
Anulación de reserva
- Solo podrá ser llevada a cabo por el propietario de la misma o por las personas del mismo grupo que estén autorizadas.
- Si la reserva es periódica, se podrá modificar un evento o de todos a partir del siguiente al ultimo evento celebrado.
Control de uso
La sala solo se abrirá al grupo que haya realizado la reserva.
Reservas Externas
Se podrá realizar una reservar en el calendario sin validación previa en el sistema, como personal externo al centro... si previamente ha cumplimentado todos los campos del formulario a la hora de concretar una fecha ó también podrá solicitar una reserva remitiendo un correo a reservas-ibis@us.es
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Nota: Toda solicitud, modificación o anulación de reservas en el Salón de Actos deben de ser supervisadas por el administrador. En cada uno de los casos serán comunicadas las partes interesadas vía email, incluido el responsable de salas.
